Publicerad: 2015-09-30

Tips från ett mötesproffs

Helene Åkerström Hartman, VD på Orbaden Spa & Resort, ger sina bästa tips för en väl genomförd konferens.

- Tänk igenom vilket som är konferensens främsta syfte. Är det en ny arbetsgrupp som ska lära känna varandra kan det vara bättre att lämna mer tid för gemensamma aktiviteter.

- Lämna lite ”luft” i schemat. Gör en dagordning där du börjar med det absolut viktigaste, och ha några fler punkter i reserv om tid finns. Tänk på att lämna några minuter för incheckning, ett telefonsamtal, toabesök och dylikt – och att en större grupp tar längre tid att samla ihop.

- Behöver ni en traditionell konferenslokal eller något lite mer personligt? Ibland kan det gå bra att ha en alternativ miljö, där kreativa tankar lättare tar form. Fråga anläggningen om de har några förslag.

- Har ni några gamla surdegar eller osämja i arbetsgruppen som behöver bearbetas kan det löna sig att boka in någon som är proffs på detta. Det kanske inte räcker att jobba med teambuilding på det ”lekfullare” sättet, en organisationskonsult kan vara en klok investering.

- Dela rum eller inte? Att dela rum kan upplevas som en utmaning för vissa. Men, det kan också vara bra, särskilt om man vill få konferensdeltagarna att lära känna varandra lite bättre. Om deltagarna kommer från olika avdelningar, försök se till att bordsplaceringen eller gruppindelningarna gör att de som inte pratar med varandra på arbetsplatsen får träffas.

- Det är alltid trevligt att göra något tillsammans utanför arbetsplatsen och då får du se andra sidor av dina kollegor. På Orbaden finns många olika aktiviteter. En pratstund vid poolen kan vara värd lika mycket som en rodd med vikingabåtar på älven eller ett boxercise-pass. Tänk efter vad just din grupp behöver och välj aktiviteter med omsorg. Det ska kännas inspirerande att åka iväg på konferens, inte obehagligt på grund av att man är orolig för att misslyckas, till exempel med någon fysisk utmaning.

- På vårt hotell gör vi regelbundet investeringslistor, önskemål på vad vi behöver köpa nytt eller renovera. Vi brukar dela upp personalen i grupper från alla avdelningar som skriver sina önskemål. Sedan får de gemensamt numrera vad som är viktigast; att restaurangen får nya glas, att städarna får nya kläder eller är det bättre att vi köper nya möbler till spa? Det är svårare att se hela företaget, och lättare att se sina egna behov. Detta skapar förståelse över gränserna mellan avdelningarna.

- Sist men inte minst, det uppenbara: Kom ihåg att kolla med din arbetsgrupp om någon är vegetarian, matallergiker eller av annan anledning har särskilda önskemål vad gäller maten. Då kan anläggningen i god tid förbereda och kan tillaga lika bra mat till dessa personer.